Uso colectivo de Google Calendar

Compartir eventos con Google Calendar

Una vez tenéis una cuenta de Gmail, podéis acceder a todos los servicios de Google, incluido el Calendario.

La ventaja de usar el Calendario colectivamente es que permite organizar eventos, tener una previsión de asistentes y mantener un cierto un control de la agenda a nivel de colectivo.

Vamos a ver un caso práctico (Nota importante: el caso es ficticio): 

Vuestro colectivo organiza un acto, en este caso una conferencia. Tendrá lugar el día 12 de noviembre, a las 17:30. Se trata de la conferencia del Prof. Xurxo Torres "Descubrimientos y conquistas en la etapa de cero a seis años. Bases para un currículo", en el Salón de Actos del I.E.S. San Isidro C/Toledo, 31 (metro "La Latina"). ¿Cómo enterarse del acto?
  • Quienes asisten a la reunión del colectivo donde se anuncia el evento tienen la oportunidad de apuntárselo.
  • También se anunciará en el blog del colectivo.
  • Quizá alguien lo anuncie en Facebook, por ejemplo creando un evento.
  • Otros recibirán una invitación por correo.
  • Y otras posibilidades que se os ocurran
Ahora os planteo la posibilidad de añadir el evento a vuestro Google Calendar:

He olvidado cómo meterme en Google Calendar

Si te has olvidado de cómo acceder, sigue estos pasos:
  • Puedes acceder a todas las aplicaciones de Google a partir de tu página de Gmail: http://gmail.com. 

  • Introduce tu usuario y contraseña y accede.
  • Luego haz clic en Calendario (o Calendar). El acceso está arriba a la izquierda, junto a Correo, Sitios, etc.
  • Ya estás en tu calendario. Ahora puedes crear un evento simplemente haciendo clic en el día y hora que determines.

Una vez en vuestro Calendario, hacéis clic en la casilla correspondiente al día y hora que deseéis:




Ponéis el nombre del evento (p.ej., Conferencia de Xurxo Torres). Ahora tenemos dos opciones: hacer clic sobre "Editar detalles del evento" o sobre "Crear evento".
Si hacemos clic sobre Crear evento se cierra la ventana de diálogo. En este caso, para acceder a los detalles del eveto tendréis que hacer clic sobre el nombre del evento:


Tanto por una u otra vía, accedéis a los detalles del evento:
Aquí podéis añadir una descripción del evento, la dirección y, lo fundamental en un uso colectivo, añadir invitados:


Ahora añadimos como invitados a todos los contactos que deseemos (como mínimo, a los miembros del colectivo de educación infantil. No hay que olvidar en ningún momento, que se trata de conseguir un grupo amplio y unido que adquiera fuerza negociadora).

Podéis especificar si queréis que los invitados puedan "editar evento" (es decir, modificarlo) o no. En el caso del ejemplo que estamos empleando, no tiene mucho sentido que los invitados puedan modificar, dado que la fecha es inamovible y no depende de la disponibilidad de posibles asistentes. Así que procedemos a "Añadir invitados" dejando las opciones por defecto (invitar a otros y, si lo estimáis oportuno, que cada cual pueda ver la lista de invitados).

También podéis elegir un medio de Recordatorio que os sea útil. En mi caso, como tengo el correo permanentemente abierto durante el trabajo, lo que me resulta más útil es enviarme un correo electrónico recordatorio 1 día antes.


Para añadir invitados, hacéis clic sobre "Añadir invitados" y os dará la opción de escribir directamente las direcciones de correo o seleccionarlas de vuestros contactos de gmail. En el caso de invitar a muchos, como es esta ocasión, merece la pena tirar de "Contactos" y seleccionar, por ejemplo, un grupo entero que tengamos creado:


En este caso, voy a seleccionar el grupo de contactos "Plataforma 0-6":



Hago clic sobre Seleccionar: "Todo" y doy a "Finalizado". Ya están todos mis contactos de Plataforma 0-6 invitados al evento.



Ahora imaginad que todos los asistentes al evento deben ser portadores de una invitación física. Podemos adjuntarla como documento antes de enviar la invitación:



Seleccionáis el Documento de Google que incluya la invitación y lo adjuntáis:



Ahora ya podéis guardar el evento. Al guardar, Google Calendar te preguntará si deseas enviar la invitación a todos los invitados. Hacéis clic en "Enviar" y el evento quedará fijado y enviado a todos los invitados:




NOTA IMPORTANTE: El documento adjunto sólo se verá cuando el que recibe la invitación abra el evento en su propio Calendario. Esta es una limitación que conviene tener muy en cuenta. Para ver el documento adjunto, quien recibe la invitación tendrá que acceder a su propio calendario y abrir el evento en cuestión. Recordad este detalle, ya que, cuando un invitado recibe la invitación en su correo electrónico, tiene dos opciones:

  1. "Ver más detalles", con lo que se accede al evento y puede decir si asistirá o no, pero no accede a los documentos adjuntos) 



  1. o "Ver mi calendario" (o view my calendar), y aquí sí verá toda la información, incluidos los documentos adjuntos.




Y eso es todo, amigos. 

Espero que este pequeño manual os sirva de recordatorio de algunos detalles interesantes.


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Autoría: Online and Offline, S.L.







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