Introducción y buenas practicas con Google Wave

Nota tristemente necesaria

En Agosto de 2010, Google terminó con el desarrollo de Wave y anunció que a finales de año dejaría de prestar servicio. En lo que a eMadrid concierne, sólo podemos lamentar la pérdida que esto va a suponer para asociaciones o colectivos, porque se trataba de un producto con posibilidades muy interesantes para organización. Obviamente, no podemos recomendar la implantación de un producto con fecha de caducidad.

Introducción

Google Wave es una propuesta de solución a los problemas del correo electrónico para la colaboración y la construcción y organización de conocimiento. Sus creadores lo definen así: "como sería el correo electrónico si hubiera sido inventado hoy". Una forma mejor de definirlo es la de Gina Trappani y otros: "una herramienta colaborativa que permite a grupos de personas generar documentos a partir de conversaciones". Parte de los contenidos de esta sección están obtenidos de su ebook, The Complete Guide to Google Wave.

Límites del correo electrónico

  • Su uso produce múltiples copias y versiones de los mensajes: Cada vez que se envía un email, sus contenidos quedan bloqueados y ya no se pueden volver a editar. El resultado de esto es que conforme progrese la discusión por correo electrónico acerca de un tema, rápidamente el correo electrónico puede "alcanzar tamaños kilométricos" y se vuelve cada vez menos manejable.
  • Compartir documentos por correo electrónico multiplica el número de versiones y el esfuerzo de coordinación. Cuando hay que construir un documento entre varios, si se usa un procesador de textos y el correo electrónico la experiencia es invariablemente confusa, agotadora y plena en sufrimientos. Las más de las veces, el trabajo se organizará por una cadena en la que un contribuyente le pasa su versión del documento a la siguiente persona. Si esto es lento, encima es la forma ideal que no incluye problemas adicionales como correcciones de última hora, rupturas de la cadena, desacuerdos entre versiones, etc. en cuanto surgen los problemas, se tiene que emplear una cantidad ingente de tiempo para resolverlos y reorganizar el documento de forma manual.
  • No se puede incluir multimedia con facilidad. No hay una forma estándar de incrustar galerías de fotografías, videos, mapas, etc.
  • sólo se puede citar de forma manual una parte determinada de un correo electrónico. Si queremos responder a una cuestión determinada dentro de un correo electrónico mínimamente largo, tendremos que editar dicho correo de forma manual en la respuesta y marcar con cuidado nuestra respuesta al comentario. Además del tiempo que hay que invertir para hacer esto, sucede que en muchos casos no se lleva a cabo por las prisas y las respuestas se hacen más y más confusas
  • No es fácil responder de forma privada a un correo grupal. si se está discutiendo mediante correo electrónico con un grupo, no es sencillo ni inmediato ponerse a discutir en privado con una persona. Habrá que generar un nuevo correo electrónico sólo para esa persona y copiar y pegar los elementos que queremos discutir, lo cual significa más tarea manual y tiempo invertido, además de que no es tan sencillo seguir la discusión si se dispersa entre varios correos.

La solución de Wave: " conversaciones como documentos vivos"

En vez de crear una cadena de mensajes cada vez más larga, lo que hace Wave es mantener una única copia de la conversación en la que todos los participantes pueden añadir información o editar la ya añadida. Cada vez que se acceda a Wave, se accederá a la última versión de la conversación. Incluso si alguien está añadiendo cambiando algo, podremos verlo en tiempo real.

El objetivo es concentrar el esfuerzo de los participantes en que la conversación sea fluida y que termine en un documento coherente y útil, una versión final limpia de todo lo innecesario

Elementos básicos de Google Wave

Los términos internos de Wave son: wave, wavelet y blip. Vamos a traducirlos por conceptos que nos resultan más familiares, a excepción de Wave (ola), dado que no sería exacto traducirlo por documento y hablar cada vez de "documento resultado de una conversación" o "conversación para generar conocimiento" o alguna otra descripción no sería muy operativo ni ágil.

Un Wave es la conversación general, tal y como ha quedado definida antes. La lista de la ventana de inicio es una lista de los Waves que tenemos activos en ese momento. Este documento debería estar razonablemente centrado en un problema o proyecto concreto, sobre el que reunir toda la información necesaria y discutir todo lo que haga falta, porque Google Wave es bueno para ambas tareas en grupo.

Un wavelet sería equivalente a una sección de un documento o, buscando una traducción más cercana a los entornos de colaboración, un hilo de mensajes. En la ventana de un documento individual podemos ver cómo los mensajes suelen estar agrupados en estos hilos. La ventaja de esto es que permite dividir la conversación y el trabajo hasta donde haga falta.

Un blip es el mensaje individual. No incluye ningún mensaje dentro. En cuanto empezamos a responder dentro de él, el mensaje se transforma en hilo. La agilidad del programa para hacer esto es tal que debemos tener cierto cuidado en mantenerlo legible, y para eso nuestro aliado es ponernos en el lugar de los otros lectores, sobre todo en el lugar de los lectores que pudieran empezar a leer el documento.

Interfaz de Wave

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La pantalla inicial de wave está compuesta de los siguientes elementos:

Navegación

Se puede escoger cómo queremos ver la totalidad de los documentos Waves que hemos ido recibiendo. Tenemos la clásica bandeja de entrada, la totalidad de los documentos, los que hemos empezado nosotros, etc.

Contactos

Aquí se muestran principalmente los usuarios que ya han utilizado Wave con nosotros, y también se muestran los contactos que tenemos de la cuenta en Gmail. Aquí se pueden añadir nuevos contactos, así como robots (pequeñas ampliaciones que veremos posteriormente).

Lista de documentos

Aquí podemos ver todos los documentos que hemos filtrado desde la ventana de navegación. Si el título del documento está en negrita, quiere decirse que contiene mensajes individuales que aún no hemos leído. Puede verse también la fecha de la última edición, así como el número de mensajes que quedan sin leer, el numeral cerrado dentro de una pastilla verde.

Documento individual

Su título es la primera frase con la que empieza. Tiene dos formas de presentación: de lectura y de edición. Con la primera podemos recorrer la totalidad de la conversación que constituye el documento, mientras que con la segunda podemos editar un mensaje o hilo individual.

En la captura de pantalla anterior puede verse cómo muestra la diferencia entre un hilo y un mensaje individual, en tanto que el primero encierra al segundo.

Pantalla dinámica

Una buena ventaja de Wave es que podemos ajustar su ventana a la necesidad que tenemos en ese momento. Cada vez que lo abramos, siempre aparecerá con las ventanas de navegación, contactos, lista de documentos y documento individual abiertas. Sin embargo, podemos minimizar algunas de estas ventanas para aprovechar el espacio como prefiramos. Por ejemplo, podemos tener varios documentos abiertos a la vez, o un documento ocupando completamente la ventana, o dos documentos y la lista de documentos abiertos, con nada más.

También podemos usar los espacios entre las ventanas para ajustar el ancho de cada ventana nuestras necesidades en cada momento.

Edición


Hay varias formas de editar un mensaje o un hilo:
  • Haciendo doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre él. Hay que ser precavidos con esta opción, porque si pulsamos en Reply en vez de en Edit, el problema que vamos a tener es que vamos a generar una respuesta en línea, como veremos en breve.
  • Pulsando Ctrl + e cuando estamos con el ratón encima del mensaje.
  • Pulsando con el botón izquierdo del ratón en el triangulito negro que apunta hacia abajo y que está al lado de la hora de edición en la esquina superior derecha del mensaje, como podemos ver en la siguiente captura.


La edición es básicamente semejante a la de cualquier programa de edición de textos sencillos. Te permite usar negrita, cursiva, modificar el tamaño de la fuente, el tipo de color de la fuente, resaltado por color, títulos de sección, listas no numeradas, sangrado, añadir vínculos a otros Waves como cualquier página web, adjuntar archivos de todo tipo, así como algunas características interesantes: votaciones, añadir mapas, y un número cada vez más numeroso de extensiones que amplían esta ya de por sí poderosa herramienta.

Cuando acabamos de editar, podemos pulsar en el botón Done al final del mensaje o también a Mayúsculas + Enter (así se pasa del modo edición al modo lectura).

Respuesta

Hay varios tipos de respuesta:
  • Indented reply o respuesta sangrada: crea un nuevo mensaje y lo inserta dentro del que estás escribiendo. El nuevo mensaje se sitúa al final del mensaje actual. Puedes crearlo escogiendo la opción en el menú del triangulito negro del mensaje, o bien pulsando la tecla Enter si no estás editando.
  • Continue thread o continuar hilo: crear un nuevo mensaje del mismo nivel del que estás escribiendo. Si el mensaje es de máximo nivel, colocará el nuevo mensaje abajo del todo, al final del documento. Si no quieres que quede abajo del todo, tienes que escoger la opción de Continue Above o continuar arriba. Puedes continuar el hilo también pulsando mayúsculas + Enter cuando no estés editando.
  • Respuesta en línea. Podríamos definirla como un comentario dentro de un mensaje. Si hacemos doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre un mensaje y escogemos Reply, Aparecerá un nuevo mensaje en cuya esquina superior izquierda habrá un bocadillo azul semejante al de los comics. Funciona exactamente igual que cualquier otro mensaje, pero tiene la ventaja de que se puede minimizar o plegar si no se necesita ver en ese momento. Esta posibilidad es una magnífica forma de separar los comentarios de la información más objetiva. en el menú del triangulito negro, puedes seleccionar Hide all inline replies o Show all inline replies si, respectivamente, quienes ocultar o mostrar todas estas réplicas.
  • Respuesta privada. puede haber ocasiones en las que prefieras comentar alguna cuestión sólo con alguno de los participantes y no con todos. Una ventaja de Wave es que no tienes por qué abrir un documento nuevo, sino que puedes abrir un nuevo mensaje privado sólo con las personas que desees. La limitación que tiene de momento es que si creas una respuesta privada, ya no se puede borrar.

Borrado de mensajes


Si pulsas en el menú de mensaje (el del triangulito negro), y escoges la opción Delete Message se borrará el mensaje. Incluso una opción tan drástica como esta no es peligrosa, porque cuentas con el historial de versiones, que veremos en breve, para recuperar lo perdido si es que lo necesitas.

Añadir vínculos


Para vincular a una página web o a otro Wave, tienes que seleccionar la palabra a la que quieres añadir el vínculo y pulsar en la opción Link en el menú de edición o bien control + K. Aparecerá una ventana donde poder pegar el vínculo que hayas copiado previamente.

Tanto en el menú de mensaje (el del triangulito negro) como en el menú general del Wave tienes una opción llamada, respectivamente, link to message o link to wave. Si la seleccionas, aparecerá una ventana en la que podrás copiar un vínculo al mensaje específico o al wave en conjunto.

Adjuntar archivos


Para adjuntar archivos, hay que pulsar en el icono en forma de clip. emergerá una ventana donde podemos escoger los archivos que queremos adjuntar. Si se trata de imágenes, Wave situará un icono de tamaño considerable el cual, si hacemos doble clic sobre él, mostrará una galería con las imágenes disponibles en ese mensaje.

A día de hoy, Wave tiene un pequeño problema: si tratamos de abrir un archivo adjunto sin cerrar la edición de Wave, se provocará un error. La solución es bien sencilla: nunca abrir un archivo mientras estamos editando. Dos ejemplos:

Añadir mapas y votaciones


Para añadir mapas, votaciones y otros extras, tenemos que pulsar en los puntos suspensivos del menú principal de Wave
Por ejemplo, si pulsamos en votación, sale esto:
¿Os parece útil wave?


Esta votación funcionarán en tiempo real y, como puede verse, se le puede añadir algún razonamiento al sentido de nuestro voto

Si incrustamos un mapa, tenemos esto

Usar el historial de versiones

Siempre que no estés editando, podrás acceder al historial de versiones del Wave.

El menú cambiará por completo y tu wave se mostrará como una película, que se puede reproducir como si de un video se tratara. Cada "fotograma" correspondería, en este caso, a un cambio específico.

La "x" de la barra cierra el historial de versiones. Te mueves entre versiones con el reproductor y, si quieres deshacer un cambio, llevas tu wave hasta la versión anterior a dicho cambio y luego le das a Restore


Etiquetas


Se trata de un mecanismo de ordenación complementario muy eficaz al mecanismo principal. Si el mecanismo principal de ordenación consiste en clasificar los waves por carpetas, las etiquetas permiten complementarlo al añadir una o varias etiquetas a los Waves que las necesiten para saber de un vistazo de qué se trata y poder cargar todos los Waves similares.

Para añadir una etiqueta, tienes que desplazarte a la parte inferior de la ventana del Wave y pulsar en el botón "+" en la esquina inferior izquierda. Aparecerá una ventana donde poder introducir tu etiquetar. Si quieres introducir más de una etiqueta, pulsa Enter después de cada etiqueta


Es muy importante añadir y utilizar bien esta capa adicional de ordenación. Se deberían aplicar al menos un número mínimo de etiquetas para poder localizar con facilidad nuestros wave. Ahora mismo no es muy importante, pero cuando hayamos acumulado un cierto número de waves si que lo será

Son utilisimas para salvar búsquedas, como se puede ver en esta captura, en la ventana navegación, abajo de esa ventana

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Embeber un wave en otros webs


La liberación de Wave ha permitido que se puede integrar aunque sea sólo para lectura un Wave concreto en cualquier otra web, ya sea una web estándar, un blog o lo que sea que permita embeber código HTML.

La ventaja evidente de esto es sacarle todavía más partido a Wave, fuera de Wave


Proto-buenas prácticas


  • Un wave es una buena plataforma para:
  • Discutir y generar conocimiento para un proyecto o una tarea.
  • Permite acumular, discutir y modificar ad libitum
  • Permite (y exige) refactorizar hasta alcanzar un resultado productivo
  • Trabajar con un grupo ad-hoc
  • No hay que montar ninguna infraestructura
  • Se empieza en segundos
  • Se puede invitar a cualquiera que tenga email
  • Dialogar y redactar
  • Para colaborar (= dialogar + redactar) es mucho más eficaz que el email
  • En teoría es mejor para dialogar que un wiki
  • Por supuesto, acumula conocimiento y permite trabajar sobre él mejor que un foro o similar.

Buena práctica esencial

Un wave debe nacer como conversación. Un wave es un documento vivo donde trabajar para resolver un problema específico: la documentación de un proyecto, la solución de un problema del equipo, la toma de decisión acerca de una situación.

Resulta muy útil comenzar con un esqueleto básico de contenidos, con un primer mensaje en el que delineemos lo que inicialmente queremos cubrir. A partir de aquí, es positivo dejar un margen razonable de libertad para que la discusión se extienda a través de todos los mensajes e hilos que los participantes vayan generando al discutir y pensar.

El objetivo final es un documento útil y operativo. Por lo tanto, debe estar limpio de toda discusión y contenido que no sea esencial y que no se haya acordado. Esta limpieza no tiene por qué ser una operación única, sino que puede llevarse a cabo conforme se vayan llegando a acuerdos y consensos sobre partes del documento concreto.

Y no hay que olvidar que el historial del documento es la mejor protección que tenemos para asegurarnos de que la limpieza no se extralimita.

Gardening

La limpieza de diálogos no es la única necesaria en un Wave. La utilidad definitiva de un Wave pasa por un proceso de ordenación y limpieza, sintetizando los textos en redacciones útiles y lo más reducidas que se pueda asumir, así como estructurando los contenidos en secciones claras y eliminando toda complejidad innecesaria.

La forma técnica para hacerlo es trivial: cortar, pegar, borrar. La forma social es lo complicado, claro, porque es delicadísima: modificar lo que han hecho otros compañeros desde el difícil punto intermedio que hay entre el sentido común y el respeto al trabajo ajeno. Los extremos negativos serían no tocar nada por miedo a ofender, o borrar y modificar sin trabas sintiéndose en posesión de la verdad y del wave, por ese orden.

Replicas en línea

  • Usar las réplicas en línea principalmente como comentarios o discusiones, separadas del "documento objetivo". La idea sería contribuir a la limpieza del documento. "¿Que yo quiero comentar o discutir algo específico? Pues hago doble clic con el botón izquierdo y doy a Reply"
  • Otra opción muy interesante para utilizar las réplicas en línea es la de marcar tareas pendientes. Por ejemplo, se puede escribir un mensaje específico dentro de Wave y meterle una réplica en línea para indicar que es lo que queda pendiente para que otro miembro del equipo lo lleve a cabo.
  • Cuando el Wave esté lo suficientemente maduro, será el momento de eliminar las réplicas en línea o bien de hacer una copia del Wave y eliminar las réplicas en línea.

Wave complementario de diálogo

Si se tiene que dialogar mucho en tiempo real, se puede ensuciar el wave donde se está construyendo conocimiento. Una posibilidad interesante es la de hacer ping (una llamada) a los usuarios con los que quieres charlar y generar un nuevo wave donde concentrar la charla en tiempo real y mantener la limpieza.
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Eso sí, para redundar la conexión y aumentar la claridad de lo que estamos haciendo es muy necesario que el wave de diálogo complementario tenga un vínculo al comienzo, arriba del todo, con el wave principal.

Hay que estudiar la posibilidad de unfollow una vez que se congele el wave principal.

Otra buena práctica es etiquetarlo de manera estándar: wave de dialogo complementario

Además de la etiqueta que también apliquemos al wave principal

Otras buenas prácticas

  • Separar temas principales del wave en hilos.
  • Usar los encabezados para hilos y mensajes individuales de sucesivos niveles, para que se reconozca visualmente.
  • ¿Aumentar el tamaño de un mensaje, como un documento individual, o convertirlo en hilo metiendo hijos? Pues depende:
  • Se trataría de aprovechar las ventajas de la flexibilidad de wave sin caer en el caos
  • La ventaja del mensaje único es su limpieza
  • La ventaja de los mensajes indentados es que permiten encontrar con más rapidez y precisión qué es lo que ha cambiado desde la última vez que entrásteis
  • Además, son una herramienta muy positiva para dividir el trabajo: cada uno se encarga de un elemento que encierra un mensaje.
  • Se puede generar un mensaje inicial indicando quién se encarga de qué, a modo de índice.
  • Una posibilidad es que los mensajes largos sean de textos acabados, recursos, mientras que los mensajes indentados, hijos y nietos, estén en el proceso de trabajo, tanto para separar contenidos y trabajar específicamente sobre ellos como para recibir avisos.
  • El aviso por email es tu amigo. Diga lo que diga Google, wave no va a sustituir de momento al email. Y pueden complementarse estupendamente, por ejemplo disponiendo de un medio más para avisos de cambio en los waves.
  • La charla en tiempo real es un recurso muy potente... si no se le da entera libertad. Si nos ponemos a editar un wave en distintos espacios, el caos está garantizado. Lo suyo sería abrir un mensaje en línea y escribir ahí y sólo ahí si se está dialogando en tiempo real. Con esta buena práctica en mente, se puede tanto dialogar en tiempo real como en diferido.


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