Documentos de Google Docs


Procesador de textos de Google Docs

Google Docs

Google Docs es una sencilla suite ofimática –conjunto de programas- que permite creardocumentos, presentaciones, hojas de cálculo y formularios, y editarlos o compartirlos en red.  A diferencia de los programas tradicionales, que almacenan los documentos en un ordenador, Google Docs trabaja en línea (online), por lo que podemos acceder a ellos desde cualquier equipo con conexión a Internet. Además, no sólo es compatible con archivos de muchas otras suites de programas –Microsoft Office, OpenOffice, etc., sino que también es totalmente gratuito y, al funcionar mediante navegador, no necesitamos de un equipo de gran potencia.

Acceder a la aplicación

Para poder utilizar Google Docs debes tener una cuenta Google, algo que consigues con tan solo hacerte una cuenta de correo GMail. Si no la tienes puedes obtenerla rellenando el formulario que aparece en la dirección www.gmail.com tras pulsar el botón Crear una cuenta>>




 

Si ya la tienes para acceder a Google Docs hay varias maneras, siendo la más sencilla introducir tu nombre de usuario y contraseña en el cuadro Cuenta de Google.




Aparecerá la página con tu correo electrónico. Bien, si te fijas, encima del logotipo de Gmail hay una barra con varios hipervínculos -Gmail, Calendar, Docs…-. Pincha sobre Docs. Así llegarás a la página de inicio de Docs. 






 

Verás que la pantalla se divide en tres espacios: uno superior que cubre toda la pantalla de izquierda a derecha, otro con forma de columna que se encuentra en el lateral izquierdo de la pantalla y el tercero, que ocupa el resto.



        





En el primer espacio está el icono de Google Docs a la izquierda, que te permite regresar siempre a esta pantalla donde puedes ver los documentos que tienes. 


Volviendo a las tres partes en la que habíamos dividido la pantalla, la segunda, la de la izquierda, es la que muestra la información de nuestros documentos, organizados en una serie de "carpetas": documentos de los que "Soy el propietario", doumentos "Abiertos por mí", documentos "Compartidos conmigo", etc. Si bien esta organización inicial es automática, puedes crear tus propias "carpetas" (que en realidad son etiquetas) para organizar los documentos a tu gusto y así poder localizarlos más fácilmente. 

 

Para crear una carpeta debes hacer clic en "Crear nuevo", seleccionar "Crear carpeta" y asignarle un nombre.





Para colocar un documento en la carpeta que desees, sólo tendrás que marcarlo en la casilla de verificación y seleccionar en "Carpetas" aquella en la que desees guardar tu documento (puedes elegir tantas carpetas como quieras, dado que son en realidad etiquetas que cumplen la función de facilitarte la localización de tus documentos) o arrastrarlo con el ratón a la misma.




Y ya nos hemos metido en la tercera área de trabajo, que nos muestra los archivos que hay en la ubicación actual ("Todos los elementos", "Abiertos por mí", etc.) y nos permite realizar diferentes acciones con ellos: organizarlos, compartirlos, suprimirlos, destacarlos y algunas otras acciones que te invitamos a explorar.



Trabajar con archivos

Vamos ya a trabajar. Al inicio del manual hemos mencionado los tipos de archivo con lo que permite trabajar esta sencilla suite ofimática: documentos de texto, hojas de cálculo, formularios y presentaciones. 


Tenemos dos opciones: crear el documento desde cero o subirlo –moverlo desde el ordenador en el que estamos trabajando a Internet-. Estas opciones se gestionan mediante los botonesCrear Nuevo y Subir que se encuentran en el área 2 de trabajo, justo bajo el icono de Google docs.





Si elegimos subir saltaremos a una pantalla nueva en la que se nos indica el espacio que tenemos disponible para almacenar –empezamos con 1024 Megas- y un vínculo  con el nombreSeleccionar Archivos para Subir. Si pinchamos sobre él aparecerá un menú desplegable que nos permitirá buscar en nuestro equipo el archivo que queremos subir. Tras  seleccionarlos nos preguntará si queremos convertirlo a formato Google Docs –lo mejor es que sí- y la carpeta en la que queremos guardarlo. Tras seleccionarla pulsamos el botón Iniciar subida y nuestro archivo comenzará a subir.

La otra opción que tenemos es crearlo desde cero. Si pulsamos el botón Crear nuevo aparece un menú desplegable que nos deja escoger entre varias opciones: Documento, Presentación, Hoja de Cálculo, Formulario y Carpeta. Cada uno sirve para un tipo de documento: documentos de texto, presentación basada en diapositivas, hoja para operaciones con números, recogida de datos de otros usuarios y clasificadores para ordenar nuestros archivos.




En este manual, vamos a centrarnos en crear un Documento, esto es, en el uso del Procesador de textos de Google Docs.

Procesar textos

Seleccionamos Documento. Las áreas de trabajo 2 y 3 adoptan la forma de un procesador de texto convencional, es decir, arriba una barra de menús desplegables con sus diversas opciones en la parte superior. Justo bajo ella una barra de iconos con los botones de acceso directo a las funciones más utilizadas y debajo una zona en blanco que representa el folio. Cuando se crea un documento nuevo aparece Sin título como nombre. La primera vez que se guarde, el documento tomará como nombre la primera frase escrita. Para cambiarlo, haz clic sobre el título. Aparecerá una ventana pidiendo el nuevo nombre. Teclea el que desees.






Google Docs va guardando automáticamente tu documento, por lo que si el ordenador se apagase accidentalmente tu trabajo se salvaría, al menos parcialmente. Si quisieras guardar el documento en un momento determinado, sólo tienes que pulsar el botón Guardar. Si has terminado de trabajar con el documento, selecciona dentro del menú Archivo la opción Guardar y Cerrar






Al cerrarse el documento volvemos a la pantalla inicial de Google Docs.  Verás que el último documento con el que has trabajado es el que aparece primero, pero puedes cambiar el orden en el que se visualizan en pantalla pinchando sobre las cabeceras y ordenarlos por carpetas o alfabéticamente. Si tras hacer un cambio vieras que no aparece nada en pantalla, tranquilo.  Es un tema de refresco –la información del cambio todavía no aparece en pantalla-. Pulsa F5 y se solucionará.






Para volver al documento sólo hay que hacer clic sobre él con el botón izquierdo del ratón. Si hacemos clic con el botón derecho accederemos a un menú contextual en el que podremos destacar el documento, mandárselo a alguien para que pueda leerlo y editarlo, exportarlo a otro formato de documento o cambiarlo de carpeta. 


 





Si ya has terminado de trabajar y lo que deseas es cerrar Google Docs, sólo tienes que hacer clic sobre Salir, en la esquina superior derecha de la pantalla.  Ojo, no te confundas y salgas cerrando la ventana del navegador, ya que no es lo mismo. Si cierras el Navegador NO has cerrado la sesión de Google Docs y cualquier  persona que se siente ante ese equipo y acceda a Google Docs se encontrará con tu sesión iniciada, por lo que podrá ver tus documentos e incluso acceder al correo.



Compartir documentos

Google Docs nos permite compartir nuestros documentos con otras personas –en adelante participantes-, lo que permite generar una comunidad de trabajo sobre los documentos.  Hay tres clases posibles de participantes:

Propietarios: Son los creadores de los documentos. Puede editarlos, borrarlos, invitar a colaboradores y lectores.

Editores: Son personas invitadas por el propietario, que a su vez pueden invitar a otros colaboradores y lectores. Pueden leer, modificar, guardar e imprimir el documento, pero no puede quitar al propietario del documento.

Lectores: Pueden leer el documento, guardarlo e imprimirlo, pero no pueden cambiar nada.

Podemos compartir los documentos de uno en uno o varios a la vez. Tan solo hay que seleccionarlos y pulsar el botón Compartir





 

Si lo que queremos es compartir un documento con el que estamos trabajando actualmente, entonces seleccionaremos el botón Compartir que aparece en la esquina superior derecha.


 

NOTA: En este manual nos estamos refiriendo a archivos de texto. Los otros tipos de documento tienen un funcionamiento ligeramente distinto.

Tras pulsar el botón Compartir aparecerá la siguiente pantalla:




Como puedes ver es una pantalla con tres pestañas: Invitar a Usuarios, Usuarios con acceso yPermisos Avanzados. En la primera pestaña es en donde invitamos a los usuarios. Dentro del cuadro invitado ponemos la dirección de correo electrónico de las personas a las que queremos dar permisos  -si las tenemos incluidas en nuestra agenda de contacto las podemos escoger de ahí pulsando sobre Elegir de los contactos.

Debajo del cuadro Invitar hay dos botones de opción: Para Editar y Para Ver. Dependiendo de nuestra elección los participantes podrán realizar cambios en los documentos o solamente leer. En Asunto aparecerá el nombre de los documentos que estamos compartiendo mientras queMensaje es un espacio destinado a poner un mensaje a los usuarios a los que estamos dando acceso, explicándoles lo que hemos hecho y el porqué. Las opciones Enviarme una copia,Pegar el elemento en el correo Electrónico y Añadir sin enviar invitación las dejamos sin explicar, ya que de momento no son relevantes. El botón Enviar manda la invitación y genera los cambios.

En la pestaña Usuarios con acceso podemos ver los participantes de cada documento  y el nivel de permisos que tienen. Si queremos cambiarlos solo hay que pinchar sobre la flecha desplegable y seleccionar el nuevo nivel de permisos para cada usuario. También es posible interactuar con estas personas mediante Google Calendar si pulsamos Crear un evento con estas personas.




Por último, en Permisos avanzados hay dos casillas de verificación que si están marcadas permite que los editores inviten a otros usuarios o que participantes de listas de distribución que no sean de Grupos de Google usen las invitaciones para participar.




NOTA: Muy importante. No sólo se pueden compartir los documentos. También las carpetas. Si invitamos a un usuario a una carpeta, automáticamente gana acceso a todos los documentos que guardemos en ella.






Si por el contrario eres tú el que recibe la invitación a un documento te encontrarás con que quien ha hecho la invitación, puede haberte mandado un mensaje para avisarte o no. Si lo ha hecho te llegará un mensaje de correo electrónico con un enlace que lleva directamente al documento. Si no ha mandado el mensaje no sabrás que tienes un documento nuevo hasta que iniciemos la sesión en Google Docs. En cualquier caso encontrarás los documentos compartidos en la pantalla de inicio.


Si te han invitado como editor podrás acceder al documento exactamente igual que si fuese tuyo, pudiendo hace cualquier cambio sobre él. Él único permiso que puedes encontrar restringido es el de invitar a nuevos usuarios, pero de no ser así aparecerá un mensaje en pantalla que te lo indicará.

Si estás invitado solo como lector en la pantalla de inicio no advertirás ninguna diferencia, pero cuando abras el documento verás que sólo puedes guardarlo o imprimirlo.

 

Las revisiones

 

Uno de los mayores temores que se tienen al compartir documentos es que te cambien algo del mismo y no te des cuenta. Google Docs tiene un sencillo mecanismo para evitarlo, el historial de revisiones, que te indica cuándo se ha cambiado un documento, quién lo ha hecho y qué ha hecho. Para acceder al historial de revisiones solo tienes que seleccionar el documento que deseas comprobar, pinchar con el botón derecho del ratón sobre él y seleccionar Revisiones.





La pantalla cambiará y aparecerás en una nueva pantalla con los siguientes elementos:





1: El nombre del documento que queremos revisar

2: Número de la revisión. Pulsando sobre él la visualizaremos en pantalla.

3: Fecha de la creación de la revisión y el autor.

4: Resumen con los primeros cambios realizados en la revisión.

5: Algunas revisiones pueden aparecer agrupadas, mostrando el intervalo en la derecha. Pulsando sobre el intervalo se muestran las revisiones.

Al pulsar sobre una revisión en el historial de revisiones se muestra el documento como estaba en esa revisión.


Los botones Anteriores y Más recientes te permiten retroceder o avanzar una revisión partiendo de la que se visualiza actualmente. Si quieres recuperar alguna revisión, pulsa el botón Recuperar ésta. Se te preguntará si estás seguro de querer esa revisión. Di que sí y volverás a esa versión (que se transformará en una nueva versión. Es decir, que nunca perderás las versiones que vinieron después de la recuperada).




También es posible que quieras comprobar los cambios que ha habido entre dos revisiones. Para verlo, sólo tienes que seleccionar las revisiones que quieres comprobar y pulsar Comparación Seleccionada.




Así accederás a una vista de la revisión en la aparecen resaltados en otro u otros colores (según sea uno o sean varios los autores del documento) las diferencias entre las revisiones. Arriba a la derecha encontrarás los autores que han participado en la creación edición del documento, cada uno con su color identificativo. 

La estructura del documento

Un error muy común a la hora de trabajar con documentos de texto consiste en empezar a escribirlos sin tener previamente ideada su estructura -organización-, entendiendo por tal los apartados que va a incluir. Si se divide el documento en diferentes niveles de estructura (capítulos, secciones, subsecciones...) la información se presenta de manera ordenada, facilitando la lectura y el desplazamiento por el documento. 
Para que la estructura sea explícita para el lector, cada nivel de estructura del documento tiene un tamaño y un estilo de letra propio que lo diferencia de los otros. A estas especificaciones de formato se les llama Estilos. Y los procesadores de texto (como el de google Docs) incluyen Estilos predefinidos en función de los diferentes niveles epigráficos.
Para acceder a ellos tenemos que ir al menú Estilos de la barra de herramientas.  Este menú está situado en la barra de herramientas a la izquierda del menú Fuente. También dispones de las opciones de estilo en el menú Formato de la barra de menús, en el epígrafe Estilos de Párrafo.

Los estilos de párrafo van del 'Título 1', el más grande, a 'Título 6', el más pequeño.



 


Los estilos, además, nos permiten crear índices para desplazarnos por el documento. Para ello solo tenemos que ir al menú Insertar y escoger Índice.






En Estilo de numeración ponemos cómo queremos que se ordenen –numéricamente, por viñetas, por letra, etc. El resultado final, por ejemplo correspondiente al manual que acabas de leer, será el siguiente:







Licencia


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Este documento se ha comunicado públicamente utilizando la licencia de copyright Creative Commons. Al contrario que otras licencias de copyright, las licencias CC establecen un rango de opciones que confluyen en el uso específico que pueden hacer los ciudadanos de una obra. Este rango va desde el mero reconocimiento de autoría a otras condiciones más restrictivas.

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 En nuestro caso, CC-BY-SA, según la definición de Creative Commons, "permite el uso comercial de la obra y de las posibles obras derivadas, la distribución de las cuales se debe hacer con una licencia igual a la que regula la obra original" ((CC) Creative Commons Internacional). Podéis leer el texto legal al respecto aquí: http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/legalcode (en inglés, sorry).


Autoría: Online and Offline, S.L.

 







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