BP Uso de Estilos

Cuestión de Estilo: una buena práctica en el uso de procesadores de textos

Introducción

Partamos de un supuesto que antes era indiscutible y ahora casi: la totalidad de las personas que manejan un ordenador han utilizado un procesador de textos. Hasta la llegada del navegador, el procesador de textos era la herramienta informática por excelencia. No es para menos, porque es el heredero de uno de los protagonistas de la Revolución Industrial, la máquina de escribir. Un párrafo del artículo destacado del 3 de Marzo de la wikipedia en inglés nos pone sobre la pista:
La Sholes and Glidden fue la primera máquina de escribir que alcanzó éxito comercial. La industrialización y el crecimiento de la actividad empresarial de los últimos años del s. XIX tuvieron como consecuencia la generación de un entorno empresarial en el que la máquina encajaba perfectamente. Las nuevas tecnologías de la comunicación tales como el telégrafo y el teléfono, facilitaba la expansión geográfica y aumentaba la velocidad a la que se llevaban a cabo los negocios. A su vez, esto resultaba en un incremento del volumen de la correspondencia y esta tenía que producirse de forma al tiempo rápida y legible, obre todo legible. Antes del nacimiento de la máquina de escribir, los oficinistas podían escribir a buena velocidad usando taquigrafía o letra cursiva. La comprensión de estos textos, sin embargo, necesitaba de un entrenamiento especial o de mucha concentración. Los textos impresos se usaban cuando la legibilidad era importante, pero era un proceso lento y caro. Las máquinas de escribir alcanzaron un gran éxito debido a que permitían solucionar el problema de la rapidez y de la legibilidad.
Los procesadores de texto vinieron a reemplazar a las máquinas de escribir, y el primer impacto que produjeron fue el hecho de poder borrar lo escrito. Luego el destacar con negritas o cursivas. Más tarde los colores, el poder meter imágenes... Después de procesadores de textos donde todavía uno veía el código de lo que estaba escribiendo, llegó la revolución WYSIWYG (What You See Is What You Get, lo que ves es lo que obtienes). Esta revolución consiste en que uno ve en la pantalla lo que supuestamente verá después impreso en papel. De pronto, uno podía ver todo tal cual iba a quedar: las negritas, las cursivas, los tamaños de letra grande, los listados hechos con tabuladores, las imágenes en su sitio, etc. Y, deslumbrados por las apariencias, imbuidos por una mentalidad wysiwygiana, muchos se olvidaron de que lo esencial del procesador es elaborar textos, y textos válidos, coherentes, consistentes, cabales. En la elaboración del texto está el verdadero arte, no en lo bonito o feo que uno lo esté viendo en pantalla.

El problema del WYSIWYG

Vamos ahora a los problemas que derivan de querer verlo bonito en cada instante:
  • nos centramos en la estética y no en el contenido
  • nos descentramos del verdadero foco importante de atención: el texto
  • perdemos el tiempo soberanamente en arreglos continuos del documento, desde la perspectiva exclusiva de la estética
  • nos olvidamos de la globalidad del documento y nos centramos en lo parcial, en que cada página se vea bien
  • cambiamos de profesión: de pronto no estamos simplemente elaborando un texto, sino que somos nuestro propio impresor
¿Pero acaso es malo fijarse en la estética? ¿No nos han repetido hasta la saciedad que los documentos, informes, etc. "tienen que entrar por los ojos"? ¿No debemos utilizar todas las funcionalidades que nos brindan los procesadores de textos? ¿No sería un desperdicio emplear un procesador y no aprovechar todo lo que ofrece para dejar los documentos bonitos?

La respuesta global es: sí, la estética es importante y un documento debe entrar por los ojos. Sí, debemos utilizar todas las funcionalidades de un procesador de textos. Y sí, sería un desperdicio no aprovecharlas.

El problema es que, como herencia de la máquina de escribir, hay una asunción completamente errónea de cuáles son las verdaderas funcionalidades de un procesador de textos y cómo puede el procesador de textos ayudarte a dejar los documentos realmente bonitos, bien estructurados y completamente legibles sin que tengas que perder el tiempo en wysiwygeadas.

La solución: estructurar y usar Estilos

Por fortuna, un procesador de textos no es una máquina de escribir con función de deshacer + negritas + cursivas + cambios de tamaño y tipo de letra. Un procesador de textos es una herramienta fantástica que te permite centrarte en los contenidos y casi dejar en sus manos el tema estético, con plena confianza. Pero para llegar a este punto de eficiencia y disfrute, hay que cambiar malos hábitos profundamente arraigados.

En primer lugar, hay que modificar esencialmente la forma de trabajar sobre un documento. En lugar de lanzarnos a escribir y a formatear a la vez, desde el principio hasta el final del texto:
  • Crear una estructura (un esqueleto, un esquema de vuestras ideas) empleando las hojas de estilo (o Estilos, según el procesador de textos que empleéis)
  • Escribir dentro de esta estructura.
  • Ajustar al final algunos detalles estéticos si es necesario.
La creación de una estructura o esquema inicial es crítica. Y hacerla empleando estilos es más crítico todavía. ¿Qué son los estilos?

Los estilos son conjuntos de especificaciones de formato (tamaño de letra, fuente, espacio entre párrafos, sangría, estilo negrita, cursiva, etc., numeración, nivel de esquema y demás) ya predefinidos que se aplican a los diferentes niveles de sección en un documento: Títulos de nivel 1, títulos de nivel 2, títulos de nivel 3... Cada cual, con su conjunto de especificaciones de formato; siempre el mismo. Veamos un ejemplo:

Buenas prácticas con procesadores de texto (Estilo para título de nivel 1: Verdana, 18 pt, negrita)

Introducción: un poco de historia (Estilo para título de nivel 2: Verdana, 14 pt, negrita)

Crear una estructura antes de empezar a escribir (Estilo para título de nivel 2: Verdana, 14 pt, negrita)

Cómo crear una estructura (Estilo para título de nivel 3: Verdana, 12 pt, negrita)

¿La estructura puede quedar abierta a futuras modificaciones? etc, etc. (Estilo para título de nivel 3: Verdana, 12 pt, negrita)

Rellenar la estructura

Crear un índice automático 

Arreglar detalles

Siguiendo con el ejemplo, una vez tenemos la estructura inicial, vamos rellenando:

Buenas prácticas con procesadores de texto (Estilo para título de nivel 1: Verdana, 18 pt, negrita)

Introducción (Estilo para título de nivel 2: Verdana, 14 pt, negrita)

El presente documento es un conjunto de buenas prácticas... (Estilo para cuerpo de texto: Verdana, 12 pt)

Crear una estructura antes de empezar a escribir (Estilo para título de nivel 2: Verdana, 14 pt, negrita)

Lo primero que hay que hacer es reflexionar sobre lo que uno quiere volcar en un documento: ¿de qué vamos a hablar?, ¿cuáles son las ideas esenciales de lo que vamos a contar?, ¿qué se nos ha pedido que contemos en este informe?... (Estilo para cuerpo de texto: Verdana, 12 pt)

Cómo crear una estructura (Estilo para título de nivel 3: Verdana, 12 pt, negrita)

Generalmente, un documento exige una introducción en la que narremos qué se va a abordar en las páginas siguiente... (Estilo para cuerpo de texto: Verdana, 12 pt)

¿La estructura puede quedar abierta a futuras modificaciones? (Estilo para título de nivel 3: Verdana, 12 pt, negrita)

Desde luego, uno nunca sabe si antes de terminar el documento va a tener que incorporar un nuevo epígrafe o eliminar alguno que no encaja bien con el desarrollo posterior del documento... (Estilo para cuerpo de texto: Verdana, 12 pt)

Rellenar la estructura

Una vez hecha la estructura, podemos empezar a escribir el contenido de cada epígrafe...

Crear un índice automático 

Una ventaja esencial de emplear Estilos es la posibilidad de insertar un índice automático en tu documento. El índice...

Arreglar detalles

Los detalles estéticos, de maquetación, de formato que habitualmente nos traen de cabeza desde que empezamos a trabajar sobre un documento deben quedar siempre para el final. No deben distraernos de la función principal de escritura. Etc., etc.

Ventajas del uso de Estilos

Al emplear correctamente los Estilos obtendremos las siguientes ventajas: 


  • Podremos insertar un Índice (o tabla de contenidos) automático. ¿Cómo es posible esto? Sencillo: entre las especificaciones de formato que incluye cada Estilo se encuentra una llamada "nivel de esquema". Cuando el procesador detecta que has empleado un estilo "Título 1" para un texto, interpreta que ese texto corresponde a un "nivel de esquema" 1. De ahí que nunca deban emplearse los Estilos para destacar contenido dentro de un texto normal. Para estas ocasiones deben emplearse los atributos tamaño de letra, negrita, etc. independientemente, nunca un Estilo que ya va asociado a un nivel de esquema determinado.

  • Nuestro documento tendrá un aspecto profesional, será del todo consistente. Cuando, en lugar de emplear Estilos, modificamos manualmente los atributos de formato de los epígrafes de diferentes niveles, podemos incurrir fácilmente en errores: ¿Qué sangría apliqué a los títulos principales?, ¿Qué tamaño de letra puse a los epígrafes de nivel 2?, etc. La solución de ir copiando y pegando formato a diestro y siniestro es una pérdida de tiempo y siempre cabe la posibilidad de que un epígrafe se te pase de largo. Cuando estamos hablando de documentos realmente largos, se convierte en una labor titánica y verdaderamente poco eficiente. Sin embargo, si empleamos Estilos, cada nivel epigráfico tendrá el mismo aspecto a lo largo de todo el documento. 

  • Ganaremos mucho tiempo. Si, por ejemplo, nos interesa cambiar el Estilo de los títulos de nivel 1, bastará con que modifiquemos ese estilo y los cambios se aplicarán a lo largo de todo el documento. En algunos procesadores (como pueda ser Google Docs), nos encontramos con que no podremos modificar individualmente el Estilo de cada nivel epigráfico, sino el conjunto de Estilos, dado que en esta herramienta prima la sencillez y coherencia de los documentos sobre otros criterios más prosáicos.

  • Podremos movernos con rapidez por el documento, saltando a los epígrafes que nos interese a través del Índice. El Índice generado automáticamente está hipervinculado. Esto significa que si hacemos clic sobre un apartado del Índice nos llevará automáticamente al apartado correspondiente del documento. Esto constituye una ventaja crítica cuando se trata de documentos de proporciones importantes.


Una vez tenemos un documento hecho con Estilos, podemos dedicarnos al final a pequeños arreglos estéticos si es necesario. El repaso final debería estar más centrado en la ortografía, las erratas, y debería evitarse los cambios estéticos a menos que fueran completamente indiscutibles y necesarios.

Y de momento, dejamos aquí estas buenas prácticas. Os aseguro que si abandonáis los viejos hábitos y adoptáis esta forma de trabajar con vuestro archi-conocido procesador de textos, vais a descubrir que tenéis delante una herramienta mucho más productiva de lo que pensabais, y que con menos tiempo empleado vais a poder obtener mucho mejores resultados.
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